Když životopis nestačí...

Jistě tušíte, jak lidí většinou začínají hledat práci. Brouzdají po inzerátech na jednom až dvou pracovních portálech a posílají životopisy na všechny strany. Časem se přinutí napsat nějaký „motivační dopis“, který se stal standardním požadavkem ze strany zaměstnavatelů. Po měsíci hledání narážejí na stále tytéž inzeráty hledající obchodníky nebo zaměstnance call centra, na něž odpovídat nechtějí či nemohou, což sklouzne k tomu, že ztrácí chuť hledat dále. Přichází zklamání, nadávky, frustrace, letargie, sebeničení, extremismus a další projevy úpadku. Zkuste tomu předejít.

Soudě podle většiny inzerátů, které vypadají jeden jako druhý, zaměstnavatelé vlastně hledají lidské roboty. Z mimozemského pohledu by to pak mohlo vypadat, že málokterý zaměstnavatel chce využít toho, v čem jsme nejlepší - jedinečnosti osobností. A lidé se přizpůsobují tak dokonale, až působí úplně stejně neosobně jako firmy.

Firemní inzeráty jsou často velmi nekvalitní. Uchazečů je však více než otevřených pracovních míst - hádejte, kdo se musí více snažit. Obvykle se nedozvíte, že jste byli vyřazeni a proč. V tomto článku si projdeme možné příčiny, proč může být váš e-mail nemilosrdně mazán bez odpovědi.

E-maily jsou totiž potíž...

Zkuste si na chvíli představit, jaké to je na druhé straně barikády. Na jednu pozici se běžně hlásí desítky až stovky lidí. Pokud máte štěstí. Nezkušenému zadavateli inzerátu se může snadno sejít tři sta e-mailů během prvního dne. Jak takové e-maily obvykle vypadají?

Předmět e-mailu

Víte, jaký bude nejčastější předmět v takové hromadě e-mailů? „Práce“. Na dalších příčkách se umisťují slova či slovní spojení: životopis, inzerát, reakce na inzerát, pracovní místo, nabídka, žádost o práci, hledám práci atd. Případně konkrétně „prodavačka“.

Jak kontrastně pak například působí e-mail s předmětem „Chci pracovat ve vašem hračkářství“? Podnikatel raději zaměstná někoho, kdo se zajímá, koho práce baví a bude ji dělat rád. Protože je pak velmi pravděpodobné, že ji bude dělat lépe.

Personalista má možnost širokého srovnání mnoha uchazečů. Zamyslete se, jestli nesbíráte záporné body zbytečně. Důležitý je samozřejmě obsah. Forma je jako rám obrazu, který dává vyniknout obsahu. A věřte, že první dojem funguje všude, i v psané podobě.

Snažte se, aby se lidé na přečtení vašeho e-mailu těšili ještě před jeho otevřením.

Odesílatel e-mailu

Která e-mailová adresa působí lépe?

BorecNaKonec@seznam.cz, nebo TomasNovacek@seznam.cz?
Beruska4422@seznam.cz, nebo Jitka.Dostalova@seznam.cz?

Co je super pro kamaráda z kulečníku nebo oblíbenou autorkou z mimibazaru, nemusí být vhodné pro oficiální komunikaci.

Méně nápadný případ „profesionality“, kdy jsou domény různě vnímány:

TomasNovacek@seznam.cz, nebo TomasNovacek@gmail.com?

Seznam je nejrozšířenější e-mail v ČR a je v podstatě standardem. Gmail působí techničtěji, blíže k technologiím. Programátor nebo systémový administrátor píšící ze seznamu působí vtipně až nepatřičně.

Pozor také na délku: Frantisek.Polednicek.umelecky.kovar@seznam.cz se dlouho diktuje do telefonu a snadněji zapíše s chybou.

Pište z oficiálního e-mailu, který vás bude reprezentovat. Nezapomeňte si zkontrolovat jméno odesílatele, které se dá jednorázově nastavit. Představte si seznam padesáti e-mailů, mezi kterými je „prázdný odesílatel“ (mezera místo jména, kupodivu velmi častý jev, takže e-mail vypadá spíše jako spam) nebo místo „Jitka Dostálová“ vás vítá „Jituška“, mnohdy i se smajlíkem či hvězdičkami.

Oslovení v e-mailu

Jak asi působí „pí“ místo „paní“? Nebo „p.“ místo „pane“? Nechám jen na vaší představivosti, co si za tyto zkratky většina lidí, chtě-nechtě, škodolibě dosadí. „Pí“ bylo nadužíváno v úřednické hantýrce a tato „zkratka“ nemá technické ani společenské opodstatnění. Také úřednicky působí neosobně, stroze a cize. Což lidé obvykle při žádosti o práci nezamýšlí. Občas také potkáte gramaticky nesprávné podoby „p Opršálek“ nebo „pí. Opršálková“. Správně tedy píšeme „Vážený pane Opršálku“ (nikoli „Vážený pane Opršálek“).

„Dobrý den“ je určitá anomálie, co se týče psané formy. Na internetu jde o nejběžnější a zároveň nejméně osobní oslovení. Nic nezkazíte, ale ani nezískáte. O něco zajímavěji zní třeba jednoduché „Dobré ráno/odpoledne/večer paní Opršálková“, „Vážený pane Opršálku“ či „Milý Petře“, samozřejmě dle situace.

Obsah e-mailu

Běžnou představou uchazeče je, že musí informovat personalistu o svém zájmu ohledně nabízené pozice. To ale automaticky vyplývá již z faktu, že píše e-mail. Text „mám vážný zájem“, občas doplněný o dovětek „o nabízenou pozici“ s přiloženým strohým životopisem, se pak stává synonymem nudy a od dvacátého e-mailu noční můrou, u které je téměř nutné se přemáhat k odpovědi. Slovo „reagovat“ se často přesunuje do skupiny alergenů.

Podobná nemoc panuje na obou stranách; obdobné je to u většiny inzerátů. Jak vnímáte nezajímavé věty typu „do mladého kolektivu hledáme“? Nebo neurčité požadavky na generickou osobnost 21. století (zodpovědnost, cílevědomost, vysoké pracovní nasazení a týmový hráč)? Dovedeno do extrému, není nakonec „zodpovědný“ každý, kdo si hledá práci?

Velmi populární je také dotaz, je-li inzerát ještě aktuální. Pokud se vede výběrové řízení správně (a je pravdou, že mnoho takových na českém trhu zatím není), trvá obvykle týden až dva měsíce. Nevyhrává ani zdaleka první, kdo se ozve a až do konce není jisté, kdo zvítězí. Mimochodem, málokdy je přijat „nejkvalifikovanější“ člověk, rozhoduje mnohem více parametrů než kvalifikace či praxe. Po ukončení výběrového řízení se inzeráty ruší. To může chvíli trvat, přesto je možné, že na původních www stránkách s inzerátem je již informace o ukončeném výběrovém řízení. Oblíbená věta „v případě zájmu se mi ozvěte“ říká, že se uchazeč staví do pasivní role, neprodává se a místo toho „čeká, až se mu někdo ozve“. Zvlášť u aktivnějších pozic (všichni obchodníci, zákaznická podpora, prodejci, manažeři, školitelé) to není dobrou vizitkou.

E-mailových prefabrikátů je mnoho a trpí opakovaně stejnými problémy. Představte si, že píšete měsíčně na čtyřicet pracovních pozic (to není mnoho, jak by se mohlo zdát: pouze dva inzeráty denně). Většinou skončíte u kopírování - nebo hůře, přeposílání - starých e-mailů, kde občas zapomenete něco umazat a z textu je pak jasné, že původně patřil někomu jinému. Mnohdy se „zadaří“ zaslat zcela jiné oslovení či název cizí firmy v textu. Jak myslíte, že to působí? Zvažte psaní každého e-mailu samostatně, budujete tím praxi v psaní a získáte nové nápady. Mimochodem, u přeposílaných mailů (FWD) často zůstávají zachovány informace v hlavičce e-mailu, o kterých ani nemusíte vědět. I při největších výběrových řízeních jsem odpovídal každému uchazeči konkrétně, a to šlo třeba o 300-500 uchazečů. Zkuste to také.

Mnohdy uchazeč vnímá e-mail jen jako doručovací službu a pošle prázdný e-mail, kde je vše napsáno v příloze, obvykle .doc dokumentu. Málokdo uvažuje nad tím, že dokumenty se hůře čtou na mobilních zařízeních, tím pádem se e-mail odloží na „až budu u počítače“, což je u člověka, kterému chodí třeba 200 e-mailů denně, poměrně riskantní.

Mezi podnikateli je nejméně oblíbeným zaměstnancem takový, který nic moc nedělá, jen všechny kolem sebe úkoluje. Vyhněte se takovému chování už u přijímacího řízení. Nenuťte personalistu, aby se ptal na zřejmé věci, lepší je napsat vše podstatné hned na začátku. Stává se, že na toto ani nedojde, protože se ozve někdo, kdo udělá vše správně a pro pracovní místo se hodí.

Všeobecně doporučuji psát stručně a konkrétně o samotném pracovním místě. Proč vás zaujalo, proč jste ideálním uchazečem, a co od práce očekáváte - a tím nemyslím mzdu. Nepoužívejte klišé, nevyplňujte „vatou“, nepište strojeně a za žádných okolností nelžete. Buďte, jací jste, dejte do toho svoji osobnost. A naučte se dodržovat pravopisná a typografická pravidla. Zaměstnavatel upřednostní toho, kdo bude schopen napsat e-mail (třeba klientovi) na úrovni. Text by měl působit přirozeně a dávat smysl, přečtěte si jej několikrát po sobě a aspoň jednou nahlas.

Jedna věta je málo, dva odstavce jsou ideální. Tři odstavce, když máte co říct.

Správně napsaný email je to, co personalisté požadují jako „motivační dopis“.

Podpis a kontakt v e-mailu

Podepište se celým jménem a nespoléhejte na kontakty uvedené v životopisu, uveďte je i v e-mailu. Přílohu je nutné otevřít, což je při hledání kontaktu nepohodlné. Čím více usnadníte první zpracování podkladů, tím spíše postoupíte dále.

Informace o zaměstnavateli

Hledání práce je vlastně obchod, jen „prodáváte“ sebe. A ve chvíli, kdy se s tímto smíříte a pokusíte se uvažovat obchodně, získáte výhodu. Co vše můžete udělat pro to, abyste měli větší šanci na prodej a následně výběr z více pracovních pozic? V první řadě si třeba o zaměstnavateli zjistit co nejvíce informací. Budete mít větší šanci porozumět potřebám společnosti, o kterou se zajímáte. Ať se vám už nikdy nestane, že budete psát e-mail ve stylu velké společnosti živnostníkovi, který je hrdý na své jméno.

Technické drobnosti

Mějte dostatek místa v mailboxu pro příchozí poštu. Pozor na překlepy v kontaktech (a překlepy všeobecně). Nepoužívejte barvy a obrázky, neupravujte písmo. Pokud nemáte grafické či typografické zkušenosti, vaše úpravy zpravidla nebudou vypadat lépe než čistý text. Smajlíky využívejte vhodně a ojediněle, do formální komunikace se nehodí. Odpovídejte rychle a buďte dostupní k pohovorům a nástupu na zkoušku (pozor třeba na rodinnou dovolenou).

Je vhodné uvést do e-mailu odkaz na konkrétní inzerát, na který odpovídáte. Zaměstnavatel jich může mít vyvěšeno více. Vždy je lepší využít přímého kontaktu než formuláře na inzertním serveru, ukáže to větší zájem a projeví se více vašich schopností.

Nepoužívejte pojem „firma“ v případě, kdy je to nevhodné (například vinotéka, hospoda, restaurace), tyto podniky na sebe a svou práci nahlíží citem. Také jistě nechcete jít na oběd do společnosti „Na Zahrádce“ nebo na pivo do firmy „Na Růžku“.

Udržujte si přehled o inzerátech, na které jste odpovídali. Mějte poznačeno jméno majitele i personalisty a samozřejmě název firmy. Když vám někdo zavolá, představí se a očekává, že se brzy „chytnete“ a budete vědět, o jakou pozici se jedná.

Co nás čeká příště

V dalších článcích se postupně podíváme na to, jak tvořit lepší životopisy, průvodní dopisy a jak odpovídat na e-maily.

Píše pro vás Jaromír Dvořáček

www.nastartujte.cz